Im Management

Die besten Tools zur Arbeitsorganisation

Arbeitsumfelder sind heute flexibel und die richtigen Tools zur Organisation der To Do's sind deshalb unabdingbar. Wir stellen einige praktische Helfer vor.

Der Knowledge-Worker von heute benötigt Software, um seine Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen. Viele Dinge sind nur noch effektiv und kostensparend durchzuführen, wenn man sich mit der entsprechenden Technologie ausrüstet. Bei der Vielzahl an Apps und Software ist es jedoch meist schwierig, auf den ersten Blick die individuell passenden Tools herauszupicken.

In unserem Unternehmen nutzen wir die nachfolgenden täglich und glauben, dass man sie in jedem Arbeitskontext gebrauchen kann. Es gibt noch viele andere, die je nach Anwendungsgebiet sicher für den einen oder anderen Wissensarbeiter sehr wertvoll sind. Wir selbst haben uns für diese Tools entschieden, weil sie, bis auf das unten beschriebene Trello, nicht rein online basierend sind.
 
Evernote - Powerhouse des agilen Arbeitens
 
In Evernote arbeitet der Nutzer mit Notizbüchern.
In Evernote arbeitet der Nutzer mit Notizbüchern.
Vorteile
 
  • Evernote ist online wie offline nutzbar.
  • Alle Dokumentarten werden vom Programm erkannt.
  • unterstützt alle relevanten Plattformen wie Windows, Mac OS, iOS oder Android
  • Möglichkeiten: Textnotizen, Videonotizen, Fotonotizen, Audionotizen, PDF, Volltextsuche, Handschrifterkennung
  • hat mächtige Suchfunktionen
  • Es besteht die Möglichkeit, unterschiedliche Notizbücher anzulegen.
  • Das Programm beinhaltet eine Chat-Funktion.
  • Business App = zentral administrierbar
  • Ein vernetztes Arbeiten im Team ist möglich.
  • extrem leichte Anbindung von Scannern (vor allem des Evernote Scanners)
  • Es gibt einen Präsentationsmodus.
  • Annotation von Bildern und PDFs innerhalb der Applikation
Nachteile
 
  • Die Lernkurve von Evernote ist mittlerweile sehr hoch - Evernote selbst hat so viele Funktionalitäten, dass es schon einige Zeit, das heißt mehrere Tage in Anspruch nehmen kann, bis man sich mit dem Programm wohlfühlt
  • In jedem Browser sind die Funktionalitäten anders.
  • Für viele ist die Tatsache, dass man in Evernote suchen muss - es also nicht darum geht, möglichst viele Unterordner zu haben - verwirrend.
  • Um Evernote sinnvoll nutzen zu können, ist der Zeitaufwand zu Anfang erhöht
Fazit
 
Evernote ist nicht nur ein Notizbuch, es ist die cross-funktionale Arbeitsplattform für virtuelle Teams. Es hält alle möglichen Arten von Informationen leicht bereit und ist selbst im Flugzeug nutzbar.
 
Link: Evernote
 
Alternativen (mit Einschränkungen)
 
 
Evernote für iPhone und Android
 
Alles auf einen Blick - Evernote ist auf dem Smartphone sehr übersichtlich.
Alles auf einen Blick - Evernote ist auf dem Smartphone sehr übersichtlich.
Vorteile
 
  • für IOS, OSX, Windows, Android verfügbar
  • Alle Informationen sind sofort griffbereit.
  • Teams können in Meetings zum Beispiel die Infos sofort in die entsprechende Notiz laden und haben damit alle informiert.
  • verfügt über eine eigene Community, die ständig neue Ideen zur Handhabung hat
Nachteile
 
  • nicht ganz intuitives Interface, ein wenig Lernaufwand ist notwendig
Fazit
 
Evernote auf dem Smartphone integriert sich nahtlos mit der Desktop-Variante. Die Synchronisierung der Notizen ist rasend schnell. Dadurch können Notizen, die im PC erstellt worden sind, fast sofort auf dem Smartphone weiterbearbeitet werden.
 
 
Scannable - das digitale Notizbuch für unterwegs
 
Mobiles Scannen ist mit Scannable leicht gemacht.
Mobiles Scannen ist mit Scannable leicht gemacht.
Vorteile
 
  • extrem simples Handling
  • arbeitet mit dem Evernote Scanner als Steuerungseinheit zusammen
  • tolles Schriftbild bei der Erkennung
Nachteile
 
  • zu viel automatisiert, in CamScanner können bei Bedarf die Bilder nachbearbeitet werden
  • Leider benötigt das Scannen eine Verbindung zum Server. Der Nutzer man muss also online sein.
Fazit
 
Die beste Scanning App. Wer mit einem digitalen Notizbuch arbeitet, braucht auch eine Scanning App für unterwegs. Scannable von Evernote ist sicher in Verbindung mit Evernote und dem Evernote Scanner ein Muss, funktioniert aber auch ohne Evernote. Scannable ist darüber hinaus sehr leicht zu bedienen.
 
Link: Scannable
 
Alternativen
 
CamScanner - ist auch eine Dokumentenablage
 
Trello - das Organisationstalent
 
Trello visualisiert alle anfallenden Aufgaben auf einen Blick.
Trello visualisiert alle anfallenden Aufgaben auf einen Blick.
Vorteile
 
  • sehr intuitiv
  • einfach zu nutzen
  • sehr viele Features
Nachteile
 
  • unterstützt derzeit keine swim lanes (visuelle Elemente von Diagrammen)
  • Es ist nicht klar, wo die Infos gehostet werden. Für geschäftliche Belange ist das bei vielen Firmen ein No-Go.
Fazit
 
Wer seine Aufgaben alleine oder im Team verwalten will, ein Kommunikationsmedium über die einzelnen Task braucht und dabei nicht auf die Darstellung eines TaskBoards verzichten will, der ist mit Trello sicher gut bedient. Es ist so intuitiv, dass wir es nach nur wenigen Stunden in der gesamten Firma nutzen konnten.
 
Die Stärke und gleichzeitig Schwäche: Es verleitet dazu, auch Dokumente, Bilder und vieles andere dort abzulegen. Das ist handlich, aber macht aus meiner Sicht wenig Sinn. Gerade für das Visualisieren der Aufgaben eignet sich Trello perfekt - die Informationen zu den Vorgängen lassen sich aber beispielsweise in den Evernote-Notizbüchern besser festhalten.
 
Link: Trello
 
Alternativen
 
 
Google Hangout - das stabile Video-Konferenz-Tool
 
Google Hangouts: das Online-Meeting-Tool - auch für unterwegs.
Google Hangouts: das Online-Meeting-Tool - auch für unterwegs.
Vorteile
 
  • funktioniert fast immer
  • tolle Video- und Audio-Qualität (ab und zu gibt es Echo-Effekte)
  • leichtes Einarbeiten
  • kostenlos
Nachteile
 
  • Unter OSX gibt es immer mal wieder Probleme mit der Kamera.
  • Um optimal zu funktionieren, braucht Google Hangout den Google Chrome Browser.
  • Die grafische Benutzeroberfläche (User Interface) ist verbesserungswürdig.
Fazit
 
Wir arbeiten an unterschiedlichen Standorten und doch müssen wir ständig zusammenarbeiten. Die Idee von Microsoft, dass jedes Meeting immer auch ein Online-Meeting sein muss, hat mich dazu inspiriert, es genauso in unserem Unternehmen zu halten. Dass für dieses Arbeiten aber unbedingt ein Chat- und Video Conferencing Tool genutzt werden muss, liegt auf der Hand. Wir haben bis dato sehr gute Erfahrungen mit Google Hangout gemacht. Es glänzt zwar nicht mit einem tollen User Interface - dafür ist es stabil und funktioniert, wirklich gut.
 
 
Alternativen
 
 
Dropbox - die clevere Datenspeicherung
 
Dropbox kann man durchaus als den Pionier der Private Cloud bezeichnen.
Dropbox kann man durchaus als den Pionier der Private Cloud bezeichnen.
Vorteile
 
  • günstig
  • einfach zu bedienen
  • der Defacto Standard
Nachteile
 
  • Berechtigungskonzepte waren lange Zeit schwierig.
  • Viele Funktionen sind existent - man weiß nur nichts darüber, weil sie etwas versteckt sind
Fazit
 
Ein virtuelles Team benötigt die Daten online - in der Cloud. Die Ersten, die das wirklich gut gelöst hatten, waren die Entwickler von Dropbox. Jetzt ist Dropbox auch wirklich eine Lösung für das Business geworden, da sie die entsprechenden Funktionalitäten nachgeliefert haben. Man kann seine Files sharen, die Fotos zentral ablegen und vieles mehr. Das geht aber natürlich auch mit Business OnDrive, Google Drive und iCloud - je nach Vorlieben. Wir hatten alle vier im Einsatz und es gibt eigentlich keine nennenswerten Unterschiede. Einzig die Nutzer von Microsoft-Produkten sollten einmal die Business OneDrive von Microsoft ausprobieren.
 
Link: Dropbox
 
Alternativen
 
 
BufferApp - Social-Media-Kommunikation leicht gemacht
 
Über Buffer lässt sich die komplette Twitter-Organisation abwickeln.
Über Buffer lässt sich die komplette Twitter-Organisation abwickeln.
Vorteile
 
  • einfach zu erlernen.
  • intuitiv in der Anwendung
  • Es lassen sich die gängigen Social-Media-Kanäle bespielen.
  • Es gibt sehr viele Schnittstellen zu anderen Systemen (IFTTT).
Nachteile
 
  • Mir gefällt nach wie vor die Art und Weise nicht, wie die Scheduling-Funktionalität implementiert ist. Man kommt zurecht - aber das geht sicher besser.
  • Es gibt zu wenig Reporting-Möglichkeiten in der Basis-Version. Wer etwas mehr ausgeben will, dem stehen jedoch alle Reports offen.
Fazit
 
Wer twittern will, braucht BufferApp.com. Damit lassen sich die Tweets in verschiedenen sozialen Netzwerken platzieren. Das Ganze passiert auf einen Schlag - ohne viel Schnick Schnack. Für mich ist das wichtig, weil ich so in 30 Minuten alle Tweets der Woche produzieren kann und so immer mit meinen Lesern in Kontakt stehe. Vorsicht: Suchtgefahr!
 
Link: Buffer
 
Alternativen
 
 
MS Office 365 Small Business Edition
 
MS Office 365 - das Allround-Talent
MS Office 365 - das Allround-Talent
Vorteile
 
  • gelungene Integration von Online und Offline
  • Alle typischen Funktionalitäten sind da
  • kompatibel mit dem Rest der Business-Welt
Nachteile
 
  • wie immer die Microsoft-Philosophie: Du darfst nur, was der Admin einstellt
  • verglichen mit Google Docs teurer
  • Man braucht einen Administrator
  • Lizenzen sind unterschiedlich, auch in den Funktionalitäten
Fazit
 
Um MS Office kommt man nicht mehr herum. Wir haben es jahrelang probiert, ohne MS Office auszukommen. Das geht. Google Docs ist großartig, die iWork Produkte von Apple genial. Doch seitdem Microsoft Office mit Office 365 in die Cloud verlegt hat, sind die Office-Produkte nicht mehr zu schlagen. Tolle Integration von Desktop-Applikationen, und Online Collaboration. Die Funktionalitäten von Google Docs plus das Desktop-Verhalten von MS Word ergänzen sich perfekt. Was will man mehr? Einen kleinen Wermutstropfen gibt es: Nichts geht über Apple Keynote, wenn man Präsentationen machen will.
 
 
Alternativen
 
 
Wie die obige - natürlich nicht vollständige - Aufzählung zeigt, steht dem Anwender mittlerweile eine Vielzahl von Software Tools zur Verfügung, die den Arbeitsalltag alleine und im Team erleichtern kann. Am besten einfach mal ausprobieren.