Im Management

Wie einfache To-Do-Apps das Business erobern

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Task-Management-Apps wie Asana, Wunderlist und Producteev präsentieren sich als einfachere Alternativen zu klassischen Projektmanagement- und Collaboration-Lösungen – und werden in der Praxis immer beliebter.

Wenn es um Business-Collaboration-Lösungen geht, haben Unternehmen heute die Qual der Wahl. Von klassischen Projektmanagement-Anwendungen wie Basecamp und Planio, über ganzheitliche Kommunikationsplattformen wie Projectplace und soziale Intranets wie Bitrix24 bis hin zu modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter: Das Marktangebot ist inzwischen extrem vielfältig geworden. Hinzu kommen neuerdings moderne Chat-Dienste für den Firmeneinsatz wie HipChat und Slack, die den Begriff Team-Kommunikation neu definieren wollen und in der Praxis immer beliebter werden.

Neben den erwähnten cloud-basierten Productivity-Lösungen aus diesen Software-Segmenten gewinnen in letzter Zeit SaaS-Dienste aus einer weiteren Kategorie immer weiter an Bedeutung: Aufgabenmanagement. In der PC-Ära waren To-Do-Apps, mit denen man seine täglichen Aufgaben besser in den Griff bekommen konnte, für den Unternehmenseinsatz unvorstellbar. Doch nach dem Siegeszug von Mobile und Cloud Computing und durch die zunehmende Mobilisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt haben Task-Manager ihren Weg in die Unternehmen gefunden.

Den Arbeitsalltag besser organisieren

Während klassische Projektmanagement-Tools vor allem Dienstleister und Service-orientierte Firmen adressieren, die für mehrere Kunden an verschiedenen Projekten gleichzeitig arbeiten, sprechen einfache Aufgabenverwaltungs-Tools wie Wunderlist, Asana, Producteev oder Todoist ein viel breiteres Publikum. So werden solche Anwendungen heute in allen erdenklichen Branchen und von Firmen jeder Größe eingesetzt. Von kleinen Teams, die verteilt arbeiten, über einzelne Abteilungen in größeren Unternehmen bis hin zu ganzen Organisationen mit mehreren hunderten Mitarbeitern. Das Ziel bleibt jedoch immer das Gleiche: Den Arbeitsalltag besser zu organisieren und produktiver zu arbeiten.

Zu diesem Zweck bieten moderne Task-Manager eine Reihe nützlicher Features, die bei keinem Produkt fehlen dürfen. Hierzu zählt etwa die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten festzulegen, Aufgaben zu delegieren, die To-Dos in Listen zu organisieren, Prioritäten festsetzen und Deadlines gemeinsam im Team zu managen. Hinzu kommen weitere zentrale Features wie Kommentare und Diskussionen, einfaches File-Sharing und automatische Benachrichtigungen, mit denen jeder Mitarbeiter stets auf dem Laufenden bleiben kann.

Consumerization

Während traditionelle Collaboration-Lösungen einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgten und wahre Feature-Monster waren, charakterisieren sich moderne Aufgaben-Management-Tools durch den Verzicht auf überflüssige Funktionen und einen starken Fokus auf Einfachheit – getreu dem Motto “Weniger ist Mehr”.

Eine weitere Gemeinsamkeit besteht darin, dass die Player in diesem Marksegment besonders viel Wert auf Usability legen. Während klassische Business-Anwendungen in der PC-Ära dafür bekannt waren, schwer zu bedienen, komplex und weniger intuitiv zu sein, sind Wunderlist, Asana und Co. dagegen so leicht und selbsterklärend wie die Consumer-Apps, die Business-Anwender zu hause nutzen – Stichwort Consumerization. Neben einer einfachen Bedienung bestechen diese Apps durch modernes UI-Design, das in der Regel mit viel Liebe zum Detail realisiert ist. Und sie machen nicht nur im Browser eine gute Figur, sondern auch auf Smartphones und Tablets.

Social Task Management

Eine der erfolgreichsten To-Do-Apps, die sich im Business durchsetzen konnten, ist Producteev. Das Tool, das wir übrigens bereits vorgestellt haben – wurde von einem Start-up aus Frankreich entwickelt, das 2012 durch die Firma Jive Software aus Palo Alto übernommen wurde. Der Spezialist für Enterprise-Collaboration-Lösungen für Großunternehmen hat damit deutlich gemacht, dass einfache To-Do-Apps nicht nur etwas für kleine Teams sind.

Producteev gilt als eine der ersten Lösungen, die den Begriff “Social Task Management” mitgeprägt haben. So bringt das Tool moderne Kommunikationsfeatures aus Twitter, Facebook und Co. und klassische Aufgabenverwaltung auf einen gemeinsamen Nenner. Mit Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivitätsstreams, wie man sie aus Social Enterprise-Tools wie Yammer kennt, bleibt jedes Teammitglied über wichtige Neuigkeiten immer auf dem Laufenden. Detaillierte Reports, die regelmäßig an das Management automatisch per E-Mail geschickt werden und die letzten Aktivitäten des Projekts übersichtlich präsentieren, zählen zu den weiteren Nice-to-Have-Funktionen der Lösung.

Asana

Eine weiterer Top-Anbieter auf dem Markt für businesstaugliche To-Do-Apps ist Asana. Das gleichnamige Start-up, das hinter dem Produkt steht, wurde vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz gegründet. Seit der Gründung im Jahr 2019 konnte Asana namhafte Internet-Unternemen wie Dropbox, Quora und Foursquare als Kunde gewinnen. Die Lösung verzichtet auf klassische Features rund um Projektplanung und -Reporting. Sie legt den Fokus dagegen auf eine offene, reibungslose Teamkommunikation. In das in San Francisco ansässige Unternehmen sind bis dato rund 38 Millionen Dollar investiert worden. Zu den Geldgebern zählt Asana namhafte Investoren wie Peter Thiel, Andreessen Horowitz und Benchmark.

Wunderlist

Enterprise-Start-ups wie Asana, die mit ihren innovativen Business-Tools die Zusammenarbeit in Zeiten von Social, Cloud und Mobile Computing neu definieren wollen, werden für Investoren immer attraktiver. Die Berliner Softwareschmiede 6Wunderkinder ist mit ihrer populären To-Do-App Wunderlist ein guter Beweis dafür. Sequoia Capital, eine der prominentesten Venture-Capital-Gesellschaften aus dem Sillicon Valley – seit 1972 finanziert sie IT-Großen wie Atari, Apple, Yahoo, Paypal, YouTube, Google, Dropbox und Instagram – hat nämlich 19 Millionen Dollar in das Berliner Vorzeige-Start-up investiert – das erste Mal, das Sequoia in ein deutsches Unternehmen investiert. “Für Sequoia ist die Zusammenarbeit mit 6Wunderkinder eine konsequente Weiterführung unseres tiefen Interesses an cloud-basierten Produktivitäts-Anwendungen, das schon zu unseren früheren Partnerschaften mit Dropbox und Evernote geführt hat”, sagte Sir Michael Moritz, Vorsitzender von Sequoia Capital, als 2012 die Finanzierungsrunde angekündigt wurde.

Wie die Hauptstädter in ihrem interaktiven “2014 World Productivity Report” bekannt gegeben haben, wird Wunderlist inzwischen von über zehn Millionen Nutzern eingesetzt. Nach Herstellerangaben nutzen über 50.000 Firmen weltweit Wunderlist für Unternehmen, darunter große Marken wie Apple, Coca-Cola, Paypal, IBM und Google. Die App reduziert Collaboration auf ein Minimum: Aufgabenverwaltung, Notizen, Dateianhänge und Kommentare. Reporting-Werkzeuge sucht man bei Wunderlist ebenso vergeblich wie traditionelle Planungstools wie Gannt-Diagramme.

Projectplace bringt ToDo auf den Markt

Ein weiteres, gutes Beispiel dafür, dass der Business-Markt reif für To-Do-Listen ist, liefert Projectplace. Der schwedische SaaS-Anbieter stellt seine gleichnamige Projektmanagement-Lösung seit 1998 über das Web zur Verfügung. Damit gilt das Unternehmen als einer der ältesten und erfolgreichsten SaaS-Provider Europas. Letztes Jahr hat das Unternehmen mit dem Launch von ToDo für Schlagzeilen gesorgt. Dabei handelt es sich um ein interessantes Cloud-Tool, das man in gewisser Hinsicht als eine stark abgespeckte Version der ganzheitlichen, funktionsreichen Projektmanagement-Plattform betrachten kann. Die Lösung punktet mit einem starken Fokus auf das agile KANBAN-Konzept, das unter Software-Teams sehr beliebt ist und moderne Lösungen wie Trello für ein breiteres Publikum populär gemacht haben.

Fazit

To-Do-Apps setzen sich als einfachere Alternativen zu traditionellen Collaboration-Lösungen in Unternehmen immer weiter durch. Das sieht man an den erstaunlichen Nutzerzahlen, die die erfolgreichen Anbieter in diesem Marktsegment vorweisen können. Diese hohe Akzeptanz seitens der Business-Anwender macht das Thema “Moderne Aufgabenverwaltung für Teams” wiederum für etablierte Software-Hersteller und Investoren zunehmend attraktiv, was schließlich zu mehr Investitionen und neuen Firmengründungen führt. Die erwähnte Producteev-Übernahme durch Jive Software und die großen Investitionen in Asana und Wunderlist sind nur ein paar von vielen Beispielen. Von dieser Marktdynamik profitieren schließlich die Kunden. Denn aufgrund des großen Wettbewerbs sehen sich die Anbieter dazu gezwungen, Innovationen voranzutreiben, um sich von der Konkurrenz zu differenzieren.