Im Management

Task-Management: Einfache Online-Tools, um Aufgaben im Team zu verwalten

Immer mehr Unternehmen nutzen Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Aufgaben effizient im Team zu managen. Im Folgenden eine Vorstellung interessanter Alternativen für jeden Geschmack.

Wer auf der Suche nach einer Task-Management-Software ist, der hat die Qual der Wahl, denn das Angebot ist inzwischen kaum zu durchschauen. Bemerkenswert ist dabei die Tatsache, dass etablierte Softwareanbieter in diesem Marktsegment nun Business-Kunden stärker ins Visier nehmen. Während noch vor wenigen Jahren solche Apps überwiegend im privaten Umfeld zum Einsatz kamen, werden sie heutzutage verstärkt in Unternehmen eingesetzt, die ihre Produktivität verbessern möchten. Moderne Task-Management-Apps bieten Firmen jeder Größe oder Branche zahlreiche Werkzeuge an, um ihre tägliche Arbeit besser bewältigen und die Zusammenarbeit in Projektteams und Fachabteilungen optimieren zu können. 

Im Folgenden stellen wir eine Reihe leistungsfähiger Online-Tools zur Aufgabenverwaltung vor, die speziell für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen konzipiert sind. Diese werden in den meisten Fällen im Freemium-Modell angeboten, das heißt, die Standard-Features kann man kostenlos nutzen.

Wunderlist

Der Online-Dienst Wunderlist gehört mit über sechs Millionen Anwendern inzwischen zu den populärsten To-Do-Apps weltweit. Hinter der Lösung steht die Softwareschmiede 6Wunderkinder aus Berlin, die als Vorzeige-Startup der lokalen Internet-Branche gilt. Was die Kernfunktionalität angeht, ist die Software eigentlich nicht sonderlich einzigartig. Anwender können Aufgaben, wiederkehrende Aufgaben, Listen und Teilaufgaben zentral verwalten. Zudem unterstützt die Software Notizen, Fälligskeitsdaten und Erinnerungen. Doch der Verzicht auf überflüssige Features, die die Bedienung unnötig verkomplizieren würden, ein besonders schickes und aufgeräumtes Userinterface, sowie die große Plattformunabhängigkeit machen den Unterschied aus. Das Programm ist nämlich für Web, Mobile (iOS, Android und Kindle Fire) und Desktop (Windows und Mac OS X) erhältlich. Dank Cloud-Sync werden sämtliche Daten auf allen Geräten automatisch synchronisiert.

Preismodell: Einzelanwender können die Standard-Version der Software kostenlos nutzen. Die Pro-Version bietet Kommentare, um sich mit Freunden und Kollegen auszutauschen, Dateianhänge (unbegrenzt), sowie die Möglichkeit, To-dos an Teamkollegen zu delegieren. Kostenpunkt: Ab rund 4,50 pro Anwender und Monat.

Flow

Von einer Designagentur aus Kanada namens Metalab Design entwickelt, kommt Flow mit einer eleganten und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche daher, die den Vergleich mit Wunderlist standhalten kann. Das Tool hat jedoch viel mehr zu bieten als nur ein schönes Userinterface – die Feature-Liste ist recht umfangreich. Aufgaben lassen sich beispielsweise zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere User können an derselben Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu diskutieren, Dateien zu teilen, und mit den Kollegen zu chatten. Praktisch: All dies geschieht in Echtzeit, ohne dass man die Seite selber neuladen muss. Damit kann man sofort sehen, was die Kollegen gerade machen. Neben der Web-Version gibt es native Apps für iOS, Android und Mac OS X. Ein Nachteil von Flow: Die App ist nur auf Englisch verfügbar.

Preismodell: Flow bietet fünf verschiedene Abo-Pakete an, die sich an Teams verschiedener Größe richten. Die Preise fangen bei knapp 20 Dollar im Monat an. Im günstigsten Paket sind zwei Nutzer und ein Gigabyte Storage-Kapazität enthalten. Damit ist Flow nicht gerade die günstigste Alternative.

Todoist

Mit Todoist präsentiert sich ein besonders einfacher und intuitiver Task-Manager, der mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche und einem umfangreichen Featureset aufwartet. Zu den Hauptfunktionen zählen neben den üblichen Werkzeugen zur Aufgabenverwaltung, die bei keiner To-Do-Software fehlen dürfen, unter anderem die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen Dateianhänge, Prioritäten, Tags und Termine – ein Kalender ist ebenfalls in der Software integriert. Ein interessantes “Nice-to-Have”-Feature: Mit Todoist Karma erhalten Anwender anschauliche Diagrammen, mit denen sie ihre Produktivität nachverfolgen und Produktivitätstrends erkennen können. Ein weiterer Vorteil von Todoist ist seine große Plattformunabhängigkeit: Neben Apps für Web, Desktop und Mobile stehen Plug-Ins für Outlook, Gmail und weitere E-Mail-Clients bereit.

Preismodell: Todoist wird im Freemium-Modell angeboten. Die meisten Features lassen sich kostenlos nutzen. Die Premium-Version bietet SMS- und E-Mail-Erinnerungen, Notizen, Projektvorlagen und weitere nützliche Werkzeuge, von denen Profis profitieren können. Der jährliche Preis beträgt 21 Euro.

HiTask

Eine weitere interessante To-do-App, die für den Unternehmenseinsatz geeignet ist, ist HiTask. Die Software bietet einen einfachen Weg, Projekte, Aufgaben und Termine gemeinsam im Team online zu verwalten. Neben den Basic-Funktionen bietet sie zudem weiterführende Features wie File-Sharing, flexibles Reporting und Zeiterfassung an. So können Anwender ihre Arbeitszeiten mit Hilfe einer integrierten Stoppuhr bequem erfassen. Die erfassten Daten lassen sich dann mit Hilfe flexibler Reporting-Werkzeuge professionell auswerten. Neben der Web-Version bietet der Hersteller mobile Apps für iPhone und Android-Smartphones an.

Preismodell: Mit der kostenlosen Version von HiTask können Privatanwender bis zu zehn Projekte verwalten. Der Premium-Account bietet unbegrenzte Projekte, mehr Speicherplatz für Dateien (ein Gigabyte) und kostet knapp sechs Dollar pro Monat. Die Team-Version für fünf Nutzer schlägt mit etwa 20 Dollar pro Monat zu Buche. Weitere User lassen sich bei Bedarf hinzubuchen. 

TrackingTime

Eine interessante Alternative zu HiTask, bei der die Themen Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Reporting ebenfalls auf einen gemeinsamen Nenner gebracht werden, ist TrackingTime. Die Lösung richtet sich vor allem an Firmen, die projekt- beziehungsweise auftragsorientiert arbeiten, und ermöglicht die gemeinsame Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Arbeitszeiten im Browser. Der Task-Manager zeigt alle offenen Aufgaben, sortiert nach Projekten, übersichtlich an. Neben dem Fälligkeitsdatum kann man auch die geplante Arbeitszeit angeben. Bei jeder Aufgabe zeigt das Programm an, wie viel Zeit bereits investiert wurde und wie viele Stunden noch im Budget verbleiben. Arbeitszeiten lassen sich, ähnlich wie bei HiTask, mithilfe der integrierten Stoppuhr in Echtzeit erfassen. Praktisch: Auf dem Online-Dashboard kann jedes Teammitglied jederzeit sehen, woran die Kollegen gerade arbeiten. Neben der Web-Version bietet TrackingTime eine Desktop-App für Chrome, die mit Windows, Mac OS X und Linux kompatibel ist und außerhalb des Browsers arbeitet.

Preismodell: Das Tool wird kostenlos angeboten. Wie der Anbieter auf der Produktwebsite erklärt, werden in Zukunft weiterführende Funktionen eingeführt, die in einer kostenpflichtigen Premium-Version verfügbar sein werden.

Stacks

Mit Stacks präsentiert sich ein weiteres, leichtgewichtiges Task-Management-Tool, das in der Cloud läuft und für Teams jeder Größe konzipiert ist. Im Fokus steht hier vor allem die kollaborative Verwaltung von Aufgaben. Diese können einem Projekt und einem Kunden zugeordnet werden und lassen sich an einem Ort kommentieren. Ferner besteht die Möglichkeit, beliebige Dateien an Aufgaben anzuhängen. So wie bei TrackingTime auch der Fall ist, können Anwender auf der Web-Konsole auf einen Blick sehen, was jedes Teammitglied zu tun hat. Das ist vor allem dann nützlich, wenn die Kollegen an einem anderen Ort arbeiten. Dazu bietet die Software ein praktisches Diagramm, welches das Arbeitspensum des ganzen Teams effektiv visualisiert.

Preismodell: Wie bei den meisten Aufgabenmanagement-Tools üblich, wird auch Stacks als Freemium angeboten. Mit der kostenlosen Version können Teams maximal zwei Kunden und vier Projekte verwalten. Die Preise für die kostenpflichtigen Tarife fangen bei 25 Dollar im Monat. Im günstigsten Paket sind acht Kunden, 20 Projekte und zwei Gigabyte Speicherkapazität enthalten.

Asana, Producteev und Trello

Weitere anspruchsvolle Task-Management-Lösungen für Business-Teams, die wir auf Toolsmag.de bereits ausführlich vorgestellt haben, sind Asana, Producteev und Trello.