Im Management

Studie: Europäische Unternehmen im Collaboration-Chaos

Bild: © Projectplace

Ineffiziente Methoden rund um Collaboration und Projektmanagement kosten Unternehmen jährlich 20 Arbeitstage und gefährden sensible Daten, Gewinne und die Unternehmensreputation. Zu diesem Schluss kommt eine aktuelle, europaweite Studie. Hier sind die wichtigsten Ergebnisse.

Die Studie wurde die im Auftrag des Projektmanagement-Anbieters Projectplace vom britischen Project Management Institute in Zusammenarbeit mit den Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse durchgeführt. Demnach haben Unternehmen große Probleme, mit dem dynamischen Technologie-Fortschritt, den neuen Arbeitsweisen und der zunehmenden Globalisierung Schritt zu halten. Im Rahmen dieses Forschungsprojekts wurden 1.240 Projektmanager in sechs europäischen Ländern, darunter auch Deutschland, befragt. Wie die Studienautoren erklären, war es das Ziel, die Faktoren für ineffiziente Collaboration- und Projektmanagement-Praktiken und deren Einfluss auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Geschäftserfolg zu identifizieren.

Ineffizienz kostet Zeit und Geld

Der “Chaos Theorie Report” zeigt, dass ineffiziente Arbeitsweisen die Unternehmen viel Geld kostet. Durch ineffiziente Praktiken verschwenden Projektmanager jede Woche durchschnittlich zwei Stunden und 45 Minuten beziehungsweise 20 Arbeitstage im Jahr. Die Untersuchung von Budgets und Zeitplänen ergab, dass 19 Prozent aller Projekte verspätet enden und 14 Prozent nicht mit dem geplanten Budget auskommen. Haben Projektmanager gleichzeitig mit acht oder mehr Projekten zu tun, schnellen die Werte in die Höhe: Ein Drittel der Projekte hält den Zeitplan nicht, rund ein Viertel bleibt nicht im Budget, besagt die Studie. Hier können Time-Tracking-Dienste wie Harvest, Toggl oder TrackingTime ihre Vorzüge ausspielen. Denn sie helfen Projektteams, ihre Arbeitszeiten besser in den Griff zu bekommen.

Durch ineffiziente Praktiken verschwenden Projektmanager jede Woche durchschnittlich zwei Stunden und 45 Minuten beziehungsweise 20 Arbeitstage im Jahr. Das besagt die europaweite Studie "The Chaos Theory Report".
Durch ineffiziente Praktiken verschwenden Projektmanager jede Woche durchschnittlich zwei Stunden und 45 Minuten beziehungsweise 20 Arbeitstage im Jahr. Das besagt die europaweite Studie "The Chaos Theory Report".

„Um ihre Produktivität zu maximieren, setzen die Organisationen ihre Projektmanager einem riesigen Druck aus, damit auch komplexe Geschäftsvorhaben mit immer geringerem Budget und strafferen Zeitplänen auskommen“, kritisiert Yohan Abrahams, Präsident des britischen Project Management Institute. „Ineffiziente Praktiken haben aber häufig niedrige Produktivitätsraten zur Folge, wie die Untersuchung zeigt. Das wiederum verursacht den entscheidenden Effekt: Projekte laufen aus dem Ruder.” Abrahams weiter: „Um diese neuen Herausforderungen in einer komplexen Welt zu meistern, müssen die Organisationen ihren Projektmanagern neue Technologien an die Hand geben, mit denen sich die Probleme meistern lassen und gleichzeitig eine kollaborative Arbeitskultur gefördert wird. Effizienteres Projektmanagement und eine reibungslose Zusammenarbeit tragen zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in der digitalen Wirtschaft bei.”

Fehlende IT-Unterstützung

Im Bewusstsein, dass in Zeiten von Internet und mobilen Arbeitsplätzen effizientere Arbeitsweisen unerlässlich sind, setzen 52 Prozent der befragten Unternehmen neue Software-Tools ein. Davon erhoffen sie sich in erster Linie Zeiteinsparungen (82 Prozent), bessere Kostenkontrolle (69 Prozent), weniger Stress (81 Prozent) und ein besseres Teamgefühl (71 Prozent). Doch nur die Hälfte der Befragten (52 Prozent) gibt an, dass die IT-Abteilung ihrer Organisation den Einsatz neuer Technologien unterstützt. Hauptsorgen sind dabei die Sicherheit und Integrierbarkeit sensibler Daten. 64 Prozent der Projektmanager geben an, dass sie Zugang zu sensiblen Daten im Unternehmen haben. Nur knapp die Hälfte kann allerdings mit einfachen Mitteln sehen, wer Dokumente gelesen, geändert oder heruntergeladen hat.

Verteilte Teams weniger effizient

Die Untersuchung zeigt zudem, dass verteilte Teams, die in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten, es besonders schwer haben, effektiv zusammenzuarbeiten. Dabei geben mehr als ein Drittel (37 Prozent) an, dass schlechte Kommunikation das Hauptproblem sei. Das am meisten genutzte Kommunikationsmittel ist die E-Mail (76 Prozent). Begrenzte Mailboxen (26 Prozent) und Probleme beim Finden spezieller E-Mails (38 Prozent) sind dabei zentrale Probleme. Außerdem führt die hohe E-Mail-Anzahl bei 35 Prozent der Projektmanager zu Stress. Diese Zahlen könnten auch den großen Erfolg von professionellen Chat-Diensten für Unternehmen wie HipChat, Slack und Co. erklären, die der beruflichen E-Mail den Kampf ansagen.

Wie die Untersuchung zeigt, sind viele Projektmanager in Europa überarbeitet und stehen unter hohem Druck.
Wie die Untersuchung zeigt, sind viele Projektmanager in Europa überarbeitet und stehen unter hohem Druck.

Projektmanager oft gestresst und überarbeitet

Die Studienautoren stellen zudem heraus, dass viele Projektmanager überarbeitet sind und unter hohem Druck stehen. Fast zwei Drittel (63 Prozent) arbeiten an freien Wochenenden, um ihre To-Do-Liste im Griff zu behalten, heißt es in der Studie. Einer von drei Projektverantwortliche gibt zu, dass er mit seinem Pensum während der normalen Arbeitszeit nicht fertig wird und zwei Drittel beantworten E-Mails in der Freizeit. Rund die Hälfte fühlt sich im Privatleben auf Grund des Arbeitsstresses beeinträchtigt. Tobias Anderssen schließt daraus: „Das Chaos bei der Zusammenarbeit und im Projektmanagement beschädigt den Ruf und die Gewinnaussichten von Unternehmen. Man stelle sich nur vor, dass auf Grund von ineffizienten Arbeitsmodellen sensible Daten in falsche Hände geraten. Unternehmen können nur gewinnen, wenn sie diese Herausforderungen angehen, und neue Technologien spielen dabei eine zentrale Rolle; mit neuen Methoden und Werkzeugen lässt sich eine kluge und effiziente Zusammenarbeit etablieren.”

Weiterführende Links