Im Team

Projekte effizienter steuern

Bild: © Wrike

Die meisten Mitarbeiter steuern in ihrem Arbeitsalltag Projekte – und zwar unabhängig davon, ob sie über eine Ausbildung oder ausreichend Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement verfügen. Das stellt nicht nur die jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch Unternehmen vor Herausforderungen: Denn ein unterschiedliches Level an Vorwissen, die jeweiligen Präferenzen der Arbeitsweise und der individuelle Qualitätsanspruch führen schnell dazu, dass an jedem Arbeitsplatz ein eigenes kleines Projektmanagement-Universum entsteht.

Die daraus resultierende geringere Effizienz hat sowohl Einfluss auf den Unternehmenserfolg als auch auf die Zufriedenheit des verantwortlichen Mitarbeiters. Dennoch versäumt etwa die Hälfte der Unternehmen, ihre Mitarbeiter mit professionellem Projektmanagement-Werkzeug auszustatten. Das zeigt eine Studie des Arbeitsmanagement-Spezialisten Wrike.

Verzögerungen durch uneinheitliche Kommunikation

Demnach verwenden 51 Prozent der Arbeitgeber keinen unternehmensweit einheitlichen Projektmanagementansatz, obwohl 94 Prozent ihrer Mitarbeiter häufig oder gelegentlich Projekte steuern. Wo keine Standards vorgegeben sind, stellen sich die Mitarbeiter die Lösungen so zusammen, wie sie ihnen bekannt sind und praktikabel erscheinen.

Informationen zu einem Projekt werden beispielsweise an unterschiedlichen Stellen abgelegt: von 59 Prozent der Befragten in einer oder mehreren E-Mails, von 31 Prozent in persönlichen Notizen und von 13 Prozent in einem Instant-Messaging-Thread. 8 Prozent dokumentieren den Projektstand überhaupt nicht.

Die Folge der uneinheitlichen Projektmanagement-Techniken: Verzögerungen in der Abstimmung mit Kollegen oder Abteilungen, Informationsverluste zwischen den Projektbeteiligten und geringe Nachvollziehbarkeit des Projektstands für Außenstehende.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch besseres Arbeitsmanagement

Sobald der Überblick über den Projektstand und die Kontrolle über die einzelnen Aufgabenpakete verloren geht, leidet nachweislich die Effizienz: 56 Prozent der Mitarbeiter, die ihre Projektdaten nicht an einem zentralen Ort speichern, müssen Fälligkeitstermine „in den meisten Fällen“ nach hinten verschieben. Gleichzeitig stuften die Teilnehmer der Studie „fehlende Informationen“ als größten Stressfaktor ihres Arbeitsalltags ein, unmittelbar gefolgt von „Problemen bei der Priorisierung von Aufgaben“.

Da Mitarbeiter möglichst produktiv und effizient arbeiten möchten, führen Informations- und Zeitverluste durch fehlende Standards im Arbeitsmanagement potentiell zu Unzufriedenheit und geringerer Motivation. Unternehmen, die in entsprechende Tools investieren, profitieren auf lange Sicht nicht nur von einer schnelleren Projektrealisierung, sondern auch von zufriedeneren Mitarbeitern. Wrike selbst bietet eine Online-Lösung, in der Projekte übersichtlich geplant und durchgeführt werden können – unternehmensweit.

Dies ist ein Fachbeitrag von Wrike. Wenn Sie mehr über das Unternehmen erfahren möchten, besuchen Sie den Power Testing Workshop von Wrike auf der Connexpo tools Berlin 2016.