Im Management

Professionelles Dokumenten-Management in der Cloud

Dokumenten-Management-Systeme spielen in der heutigen, zunehmend flexiblen und mobilen Arbeitswelt eine immer wichtigere Rolle. Sie können Unternehmen helfen, moderne Arbeitsformen zu fördern und alltägliche Arbeitsprozesse nachhaltig zu optimieren.

Die Verwaltung von Dokumenten wird in Unternehmen immer komplexer. Denn heutzutage müssen Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Verträge, Präsentationen und weitere Geschäftsdokumente nicht nur auf dem eigenen Büro-PC verfügbar sein. Mitarbeiter erwarten zunehmend – Stichwort BYOD (Bring Your Own Device) –, dass sie auf wichtige Arbeitsdokumente jederzeit und überall zugreifen können. Hinzu kommt: Die kontinuierliche Digitalisierung unseres Alltags produziert eine schier endlose Menge an Dateien und Dokumenten, die mit traditionellen Hilfsmitteln nicht mehr zu bewältigen ist. Vor diesem Hintergrund wird das Interesse an Cloud-basierenden Dokumenten-Management-Systemen immer größer.

Neben populären Online-Diensten wie Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft Skydrive und Co., die sich im Heimanwenderbereich längst etabliert haben und nun als DMS-Systeme für Unternehmen immer attraktiver werden, gibt es zahlreiche weitere Cloud-Anbieter, die um die Gunst der User kämpfen. Die Angebotspalette ist breit gefächert und reicht von schlichtgehaltenen Lösungen wie Elemenz und Doctape, über anspruchsvollere Dienste wie Syncplicity, bis hin zu umfangreichen Plattformen wie Alfresco und Amagno der Enterprise-Klasse, die sich noch vor wenigen Jahren nur Großunternehmen leisten konnten und nun dank des flexiblen SaaS-Modells auch für den Mittelstand in Frage kommen. Im Folgenden werden diese Systeme näher beschrieben.

Elemenz

Elemenz von der Firma BCT Deutschland GmbH aus Aachen ist eine weniger bekannte, aber dennoch interessante DMS-Alternative, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Damit lassen sich Dokumente in der deutschen Cloud ablegen und dank einer Web-Benutzeroberfläche von überall und jedem Endgerät abrufen.

 

Funktionalität: Neben der Möglichkeit, Dateien per File-Upload oder Drag-and-Drop im Browser hochladen zu können, lassen sich Dokumente direkt aus Office-Anwendungen wie Word oder Outlook in das System importieren. Das hochgeladene Dokument wird dann im System registriert, der gesamte Text indiziert und mit Metadaten versehen, die eine effiziente Suche ermöglichen. Herzstück des Systems ist nämlich eine leistungsstarke Suchmaschine mit nützlichen Filtern, die Mitarbeiter in die Lage versetzen soll, relevante Dokumente schnell zu finden.

Preismodell: Die Standard-Version der Software für bis zu drei Anwender kostet laut Anbieter rund 141 Euro brutto im Monat und ist somit nicht gerade günstig. Weitere Pakete für größere Arbeitsgruppen sind ebenfalls verfügbar.

Fazit: Elemenz bietet eine einfache Dateiablage mit vielen nützlichen Extras, die kombiniert mit einer leistungsstarken Suchmaschine für eine effiziente Dokumentenverwaltung im Büro sorgt.

Doctape

Bei Doctape handelt es um ein modernes und einfaches Dokumenten-Management-System aus Hannover, das sowohl für den privaten als auch für den geschäftlichen Einsatz in kleinen Unternehmen geeignet ist.

 

Funktionalität: Um Dateien in der Cloud abzulegen, können Anwender auf die Standard-Web-App, eine native Desktop-App für Mac OS X, eine iOS-App sowie auf eine E-Mail-Schnittstelle zurückgreifen. Einmal im System registriert lassen sich Dokumente mit jedem Gerät bequem ansehen, mit Hilfe von Tags organisieren und mit Arbeitskollegen teilen. Zudem können User ihre Dokumente, ohne Umspeichern, in Google Docs editieren. Praktisch: Das Programm konvertiert jede eingehende Datei automatisch in ein webfreundliches Format. Multimedia-Dateien werden zum Beispiel für das Streaming optimiert.

Preismodell: Der Service kostet ab knapp fünf Euro im Monat. Im günstigsten Tarif sind 50 Gigabyte Speicherplatz enthalten. Wer bis zu 100 Gigabyte Speicherkapazität benötigt, der muss knapp 10 Euro monatlich auf den Tisch legen. Das Basic-Paket mit fünf Gigabyte und ohne weiterführende Features ist kostenlos.

Fazit: Doctape bietet einen einfachen Weg, Dokumente in der Cloud effizient abzulegen, diese jederzeit und überall verfügbar zu machen, und mit Kollegen zu teilen. In Sachen Benutzerfreundlichkeit und Usability muss das deutsche Startup den Vergleich mit den Top-Anbietern aus Kalifornien nicht scheuen.

Syncplicity

Ein interessanter Online-Service, der aus dem Silicon Valley stammt, ist Syncplicity. Dabei handelt es sich um eine moderne und funktionsreiche DMS-Lösung, die Cloud-Synchronisierung, File-Sharing und Collaboration unter einen Hut bringt. Anders als Platzhirsch Dropbox wurde die zum Storage-Konzern EMC gehörende Lösung von Anfang an speziell für Unternehmen konzipiert.

 

Funktionalität: So wartet die Software mit zahlreichen Funktionen rund um Datensicherheit und Benutzerverwaltung, von denen IT-Administratoren profitieren können. Dazu zählen unter anderem eine detaillierte Rechteverwaltung, Active Directory-Unterstützung, sowie ausführliche Reports und Statistiken. Für Endanwender bietet Syncplicity professionelle File-Sharing- und Collaboration-Funktionen an, die die Zusammenarbeit an Dokumenten erleichtern. Ein weiterer Pluspunkt dieser Lösung ist die große Plattformunabhängigkeit: Neben der Web-Anwendung stehen native Clients für Windows, Mac OS X, iOS, Android and Windows 8 zur Verfügung.

Preismodell: Die Business-Edition von Syncplicity, die für KMUs konzipiert ist, kostet laut Hersteller 15 Dollar pro Anwender und Monat (mindestens drei Nutzer). Dafür erhalten Kunden unbegrenzte Speicherkapazität.

Fazit: Syncplicity stellt eine leistungsstarke DMS-Lösung für anspruchsvolle Anwenderunternehmen dar, die mit Flexibilität, Plattformunabhängigkeit und vor allem mit weiterführenden IT-Verwaltungsfunktionen den Unterschied ausmachen kann.

Alfresco Cloud

Bei Alfresco handelt es sich um eine sehr beliebte DMS-Lösung, die sich mit rund sieben Millionen Anwendern in der Praxis längst bewährt hat. Die aus Großbritannien stammende Software basiert auf Java und zählt zu den wichtigsten DMS-Systemen aus dem Open-Source-Lager. Mit Alfresco Cloud wird die Plattform als SaaS bereitgestellt.

 

Funktionalität: Neben den marktüblichen Features im Bereich Dokumenten-Verwaltung und -Archivierung, die bei modernen DMS-Lösungen nicht fehlen dürfen, bietet Alfresco einige Sonderfunktionen an, von denen Profis profitieren können. Dazu zählen unter anderem Social Enterprise-Features, mit denen Anwender Inhalte entdecken und mit Kollegen austauschen können, sowie flexible Integrationsmöglichkeiten. So lässt sich das System mit Microsoft Office, Apple iWork, Adobe Creative Suite, Google Docs und weiteren Business-Anwendungen problemlos integrieren. Ein weiterer Vorteil: Die Zusammenarbeit an Dokumenten lässt sich in Benutzer-spezifischen Workflows abbilden, um Arbeitsprozesse zu beschleunigen.

Preismodell: Alfresco Cloud basiert auf einem Freemium-Modell. Kunden erhalten 10 Gigabyte Speicherplatz für ihre Dokumente kostenlos. Die Preise für die kostenpflichtigen Tarifen fangen bei 49 Dollar für bis zu fünf Anwender an.

Fazit: Alfresco Cloud stellt ein professionelles Enterprise-Content-Management-System dar, von dem auch der Mittelstand einen Nutzen ziehen kann. Die effiziente Abbildung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse, die flexiblen Integrationsmöglichkeiten und die speziellen Collaboration-Funktionen machen die Software ideal für Profis, die sich mit den Standard-Features einer DMS-Lösung nicht zufrieden geben.

Amagno Network

Ein weiteres DMS-System, das Prozessoptimierung und effiziente Zusammenarbeit in den Fokus stellt, ist Amagno. Der in Oldenburg beheimatete Anbieter verspricht, mit seinen so genannten “digitalen Magneten” die Verwaltung von Dokumenten automatisieren und erheblich zu beschleunigen.

 

Funktionalität: Diese sorgen laut Hersteller dafür, dass eingepflegte Dokumente automatisch den richtigen Themen zugeordnet werden. Die virtuellen Amagno-Magnete bestehen aus verschiedenen, von Administratoren erstellten Regeln, nach denen Dateien und Dokumente automatisch “angezogen” werden. So kann ein Magnet beispielsweise automatisch alle Dokumente zusammenbringen, in denen eine vorgegebene Auftragsnummer vorkommt. Auf diese Weise lassen sich sämtliche eingepflegte Dateien mit wenig Aufwand effizient strukturieren. Mobiler Datenzugriff, E-Mail-Archivierung, Collaboration-Funktionen, lokale Backups, sowie Integrationsmöglichkeiten mit ERP-, CRM- und weiteren Business-Lösungen runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Preismodell: Die Preise für die Premium-Edition fangen bei 25 Euro pro Nutzer und Monat an. Darin sind 10 Gigabyte Speicherplatz für jeden Benutzer enthalten. Eine Gratis-Version ist ebenfalls erhältlich.

Fazit: Amagno stellt eine funktionsreiche und vielseitige DMS-Software dar, die vor allem mit einem interessanten Lösungsansatz in Sachen intelligente Dokumentenverwaltung überzeugen kann. Effiziente Collaboration-Tools, E-Mail-Archivierung und flexible Integrationsmöglichkeiten machen die Lösung selbst für Enterprise-Kunden attraktiv.