Im Management

Produktivität: Nützliche Web-Tools für den Büroalltag

Präsentationen erstellen, Bilder bearbeiten, Dateien konvertieren, Diagramme zeichnen, Dokumente faxen: Diese und weitere oft zeitfressende Aufgaben aus dem Büroalltag lassen sich optimal im Browser erledigen – man braucht dazu nur die passenden Web-Tools.

Produktivitätslösungen fürs Büro wachsen in den digitalen App Stores und Marktplätzen für Business-Apps wie Pilze im Wald. Die Nachfrage nach neuen Tools, um die täglichen Büroaufgaben besser und effizienter meistern zu können, scheint kein Ende zu haben. Im Folgenden stellen wir eine Reihe praktischer und leichtgewichtiger Web-Tools fürs Büro vor, die im Browser arbeiten und sich immer stärker als einfachere Alternativen zu den klassischen Office-Anwendungen für den Desktop etablieren.

Creately: Diagramme gemeinsam im Team erstellen

Bei Creately präsentiert sich als ein funktionsreicher Diagrammeditor, bei dem die kollaborative Zusammenarbeit im Team in den Fokus gestellt wird. Die Änderungen von jedem Anwender werden in Echtzeit für die Kollegen sofort sichtbar. Neben den kollaborativen Arbeitsmöglichkeiten überzeugt das Tool durch über 20 unterschiedliche Diagrammtypen. Hierzu zählen unter anderem Mind-Maps, Organigramme, Gantt-Charts und sogar technische Zeichnungen. Sehr nützlich sind zudem die vielen graphischen Objekte und Symbole, die man nach Belieben in seinen Projekten anwenden kann. Das umfangreiche Featureset und die einfache Bedienung machen Creately zu einem hilfreichen Werkzeug für jeden Büroanwender.

Preismodell: Die Preise für die Personal-Edition fangen bei umgerechnet 3,71 Euro (fünf US-Dollar) im Monat an. Teams mit bis zu fünf Mitgliedern zahlen rund 18,50 Euro (25 US-Dollar) pro Monat. Es gibt zudem eine freie Version, mit der Anwender bis zu fünf Diagramme erstellen können. Allerdings werden öffentlich im Web publiziert.

Cacoo: Günstigere Diagrammsoftware

Eine interessante Alternative zu Creately bietet sich mit der aus Japan stammenden Web-App Cacoo. Diese verfolgt ebenfalls einen kollaborativen Ansatz. Anwender können nicht nur gleichzeitig am selben Diagramm gemeinsam arbeiten, sondern auch über ein integriertes Chat-Modul miteinander kommunizieren. Die Arbeitsoberfläche macht trotz zahlreichen Features einen durchdachten und aufgeräumten Eindruck und bietet bequeme Funktionen wie Drag-&-Drop, Kontextmenüs, und Shortcuts, die man von Desktop-Anwendungen gewohnt ist.

Preismodell: Sobald die Diagramme fertig sind, lassen sie sich in der freien Version als Bild exportieren. In den kostenpflichtigen Versionen kann man seine Kreationen zudem im PDF- und SVG-Format exportieren. Die günstigste Team-Version kostet in diesem Fall auch etwa 18,50 Euro monatlich. Im Paket sind aber mit zehn Anwender doppelt so viele User zugelassen wie bei Creately.

PamFax: Online-Faxen leicht gemacht

E-Mail, Skype, WhatsApp und Co. zum Trotz: Das gute, alte Fax ist aus dem Geschäftsalltag noch immer nicht wegzudenken. Mit PamFax steht eine praktische Online-Fax-Lösung zur Verfügung. Diese versetzt Anwender in die Lage, herumstände Faxgeräte recyceln und Faxe online versenden und empfangen zu können. Das Programm zeichnet sich in erster Linie durch seine Flexibilität aus. Dank zahlreicher Clients für Web, Desktop und Mobile kann man jederzeit Faxe senden und empfangen. Auf dem Web-Portal können Dokumente in verschiedenen Formaten zum Faxen hochgeladen werden.

Preismodell: Um diesen Online-Fax-Service nutzen zu können, müssen Anwender zunächst einen kostenlosen Account erstellen. Wer nicht oft faxt, kann den Dienst guthabenbasiert nutzen. Die Kosten pro gefaxte Seite fangen hier bei knapp zehn Cent an. Wer regelmäßig Faxe sendet und zudem eine eigene Online-Faxnummer für den Fax-Empfang haben möchte, der greift auf den Professional-Plan. Kostenpunkt: Knapp sechs Euro im Monat. Im Paket sind 20 Seiten inbegriffen. Weitere Seiten kosten ab 0,06 Euro.

Adobe ExportPDF: PDF-Dokumente nach Word und Excel konvertieren

Mit ExportPDF bietet der Softwarekonzern Adobe einen zuverlässigen Online-Dienst an, mit dem Anwender PDF-Dokumente zuverlässig nach Word, Excel oder RTF (Rich Text Format) exportieren können. Dabei werden selbst komplexe Textformatierungen, Bilder und Tabellen, sowie eingescannte Dokumente unterstützt. Das Tool positioniert sich als eine professionelle Alternativen zu den unzähligen Dateikonvertern, die man im Freeware-Bereich findet. Wie der Anbieter erklärt, werden Absätze und Absatzabstände, mehrspaltige Texte, Bilder und Tabellen übernommen. Auch eingescannte PDF-Dokumente ließen sich problemlos konvertieren, so Adobe. Mit Hilfe der OCR-Technik (Optical Character Recognition) sind Anwender nach der Konvertierung in der Lage, diese beliebig editieren zu können.

Preismodell: Für ein monatliches Abonnement von knapp 1,50 Euro (1,99 US-Dollar) können Kunden beliebig viele PDF-Dokumente konvertieren.

Prezi: Keine langweilige PowerPoint-Präsentationen mehr

Prezi ist eine innovative PowerPoint-Alternative, mit der man beeindruckende Multimedia-Präsentationen im Browser erstellen kann. Die App ermöglicht es Anwendern, interaktive Präsentationen auf einem virtuellen, unendlich großen Whiteboard zu kreieren. Dabei kann man mit beliebigen Texten, Bildern, Videos und weiteren Multimedia-Dateien arbeiten, die während der Präsentation dynamisch vergrößert, verkleinert, gedreht oder verschoben werden können. Durch solche und weitere Animationseffekte wirken die Präsentationen lebendiger. Einmal fertig erstellt lassen sich “Prezis” auf einfache Weise mit Freunden und Kollegen teilen. Um die Funktionsweise der Software besser zu verstehen, schaut man sich am Besten ein Beispiel in der Online-Galerie an.

Preismodell: Prezi steht in drei Paketen zur Verfügung. Mit der kostenlosen Version lassen sich nur öffentliche Präsentationen erstellen, die für das ganze World Wide Web frei zugänglich sind. Damit die eigenen Präsentationen privat bleiben können, muss man ab rund 3,70 Euro (fünf US-Dollar) pro Monat auf den Tisch legen.

Animoto: Videopräsentationen im Nu erstellen

Animoto ist eine weitere Präsentationssoftware, die im Browser arbeitet und bei Vorträgen für Abwechslung sorgen kann. Der Clou: Die App erstellt hochauflösende und professionelle Videoclips aus Bild-, Video- und Audio-Material, das der Anwender auswählt. Der Anbieter nennt dieses innovative Konzept, bei dem der Nutzer quasi nur als Inhaltslieferant agiert, “Cinematic Artificial Intelligence”. Nach dem Berechnungsvorgang erhält der User einen Online-Film, den er auf seine Festplatte herunterladen, auf DVD brennen oder direkt auf Youtube publizieren kann. Wie ein automatisch erstellter Animoto-Film aussehen kann, zeigen eindrucksvoll die vielen Video-Beispiele, die auf der Produktwebsite verfügbar sind.

Preismodell: Die Software wird in einer privaten und einer Business-Version angeboten. Die Pro-Version für kleine und mittlere Unternehmen schlägt mit knapp 30 Euro (40 US-Dollar) pro Monat zu Buche.

Photoshop Express Editor: Kostenlose Online-Bildbearbeitung

Mit dem Photoshop Express Editor bietet der Multimedia-Riese Adobe eine abgespeckte Online-Version seines Flaggschiffprodukts. Die Anwendung wartet mit einer tollen Bedienungsoberfläche auf, die aus drei Modulen besteht: einem Bildeditor, der Fotosammlung und dem sogenannten “Photoshop Express Style Match”. Beim Editor stehen viele Standard-Funktionen für die einfache und bequeme Bearbeitung eigener Bilder zur Verfügung. Mit dem zweiten Modul lassen sich Bilder und Fotos online zentral speichern und bequem verwalten. Das dritte Werkzeug bietet schließlich verschiedene Effekte und Filter, die für den Laien konzipiert sind.

Preismodell: Das Tool wird uneingeschränkt kostenlos angeboten.