Im Management

Online Time Tracking: Professionelle Zeiterfassung in der Cloud

Moderne Time Tracking-Tools aus der Cloud ermöglichen Unternehmen, Arbeitszeiten online zu erfassen, professionell abzurechnen und anhand übersichtlicher Reports zu analysieren. Damit bieten sie sich als eine bessere Alternative zur lästigen und oft fehleranfälligen Zeiterfassung mit Excel an.

Für Unternehmen aus der digitalen Wirtschaft oder aus dem Dienstleistungssektor, die projekt- beziehungsweise auftragsorientiert arbeiten, etwa Softwarehersteller, Marketing-, PR- und Internet-Agenturen, Ingenieurbüros oder IT-Dienstleister, stellt Zeit die wichtigste Ressource des Unternehmens dar. Der Unternehmenserfolg wird in diesen Branchen größtenteils von den Fähigkeiten und dem Know-How von Büroarbeitern – oder “Knowledge Workers”, um es schöner auszudrücken – bestimmt. Wenn es also darum geht, ihre wichtigste Unternehmensressource wirtschaftlich zu verwalten, können solche Firmen mit klassischen ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planing) nichts anfangen. Um ihre Effizienz und Produktivität zu optimieren, greifen solche Firmen vielmehr auf Time Tracking-Lösungen zurück.

Denn in der Zeiterfassung liegt die Grundlage für eine realistische Budgetierung, Aufwandseinschätzungen, Preis- und Kostenkalkulationen und somit für eine professionelle Projektplanung. Durch die genaue Messung, Auswertung und Optimierung von erbrachten Leistungen und Arbeitszeiten lassen sich Projekte besser zum Ziel führen. Aus diesem Grund verfügen viele Projektmanagement-Lösungen über integrierte Zeiterfassungsmodule. Auch bei moderner Finanzsoftware aus der Cloud kommen spezielle Zeiterfassungs-Tools häufig zum Einsatz. In letzter Zeit sind allerdings immer mehr SaaS-Produkte auf den Markt gekommen, die das Thema Zeiterfassung gezielt in den Mittelpunkt stellen. Das Angebotsspektrum ist dabei schon recht breit gefächert. Während sich einige Lösungen wie etwa Harvest und Zep auf das Thema Invoicing konzentrieren, stellen andere SaaS-Tools wie TrackingTime und ClockingIT die Themen Collaboration und effiziente Zusammenarbeit in den Fokus.

Diese und weitere professionelle Time Tracking-Tools werden im Folgenden näher betrachtet. So unterschiedlich die Lösungsansätze der einzelnen Lösungen auch sind, eins haben sie gemeinsam: Sie helfen Unternehmen, ihre Projekte besser in den Griff zu bekommen und ihre Produktivität zu optimieren.

Harvest

Der aus New York stammende Online-Dienst Harvest zählt zu den Marktführern im Bereich Time Tracking. Die erste Version der Software ist bereits im Jahr 2006 erschienen. Inzwischen setzen laut Hersteller über 10.000 Firmen die Cloud-Lösung produktiv ein. Diese soll kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei helfen, ihre Projektarbeitszeiten bequem erfassen, mithilfe individueller Arbeitszeitberichten auswerten und auf einfache Weise abrechnen zu können. So ist im System ein Invoicing-Modul integriert, das die bequeme Rechnungsstellung auf Basis der erfassten Arbeitszeiten ermöglicht. Ein weiterer Vorteil: Harvest verfügt über unzählige Add-Ons, mit denen sich die Möglichkeiten der Software erweitern lassen.

Preismodell: Harvest wird in drei Abo-Tarifen angeboten: Solo, Basic und Business. Die günstigste Version für Selbständige schlägt mit rund neun Euro (12 US-Dollar) monatlich zu Buche. Die Business-Variante, die für KMUs ab zehn Mitarbeiter konzipiert ist, kostet umgerechnet knapp 74 Euro (99 US-Dollar) pro Monat.

Toggl

Ein weiteres Zeiterfassungstool, das sich in der Praxis längst bewährt hat, ist Toggl. Die Software ist besonders unter Kreativagenturen und Freelancern beliebt. Sie präsentiert sich als eine besonders simple Lösung, die die flexible Zeiterfassung in den Fokus stellt. Der User kann neue Aufgaben mit nur einem Klick anlegen und die Stoppuhr starten, um Arbeitszeiten automatisch zu erfassen. Die protokollierten Arbeitszeiten werden übersichtlich in verschiedenen Tages-, Wochen- und Monatsansichten angezeigt. Umfassende Reports und Apps für Desktop und Mobile runden das Funktionsspektrum von Toggl ab. Ein Vorteil gegenüber Harvest, der für den einen oder anderen Anwender ausschlaggebend sein könnte, besteht darin, dass Toggl nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Deutsch und weiteren Sprachen verfügbar ist.

Preismodell: Toggl wird auf Freemium-Basis angeboten. Die Standard-Features rund um Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung lassen sich kostenlos nutzen. Der Premium-Tarif bietet weiterführende Tools wie Zeitschätzungen, automatische Benachrichtigungen und besseres Team-Management. Kostenpunkt: Knapp vier Euro (fünf Dollar) pro User und Monat. Damit ist Toggl wesentlich günstiger als die Lösung des Branchenprimus aus New York.

TrackingTime

Eine weniger bekannte, aber dennoch interessante Alternative zu diesen Top-Lösungen, die ebenfalls komplett auf Deutsch verfügbar ist, bietet sich mit TrackingTime an. Dabei handelt es sich um eine moderne App, die mit einem umfangreichen Featureset und einem ansprechenden Userinterface aufwarten kann. Sie verfolgt einen etwas anderen Lösungsansatz als Harvest und Toggl. Während User mit diesen Tools für jede Tätigkeit, die sie erfassen möchten, einen neuen Zeiteintrag erstellen müssen, stehen bei TrackingTime Aufgaben im Vordergrund. So ist die Stoppuhr direkt in der To-Do-Liste des Users integriert. Damit kann man seine Projekte und offenen Aufgaben organisieren und auf einen Blick gleichzeitig sehen, wie viel Zeit in jede einzelne Leistung investiert wurde. Von TrackingTime können also vor allem Projekt-Teams profitieren, die Wert auf Task-Management, Projektplanung und Collaboration legen.

Preismodell: TrackingTime wird uneingeschränkt kostenlos angeboten. Wie der SaaS-Anbieter erklärt, werden in Zukunft weiterführende Features eingeführt, die in einer kostenpflichtigen Premium-Version verfügbar sein werden.

RescueTime

Wer sich die manuelle Zeiterfassung mit einer Stoppuhr komplett ersparen möchte, sollte einen Blick auf RescueTime werfen. Anders als bei den meisten Online-Diensten in diesem Bereich üblich, legt dieses Online-Tool aus den USA den Fokus nicht auf Invoicing oder Projektmanagement, sondern vor allem auf die Optimierung der individuellen Produktivität. Das Besondere an RescueTime: Das Programm erfasst die Zeit, die man mit jedem PC-Program und auf jeder Website am Arbeitsplatz verbringt, vollständig automatisch. Dazu muss man eine Desktop-Anwendung auf dem Arbeitsrechner installieren, die für Windows, Mac OS X und Linux erhältlich ist. Die Zeiteinträge werden dann graphisch aufbereitet und in aussagekräftigen Reports auf einem Online-Dashboard im Browser visualisiert. Diese zeigen zum Beispiel an, wie viel Zeit man jeden Tag auf Facebook verbringt oder wie lange man an einem Word-Dokument gearbeitet hat.

Preismodell: RescueTime steht in zwei Versionen zur Verfügung. Die kostenlose Lite-Version bietet nur die Standard-Funktionen und ist für den privaten Einsatz geeignet. Für rund sieben Euro (neun US-Dollar) im Monat erhalten User Premium-Features wie detailliertere Berichte und Offline-Zeiterfassung.

ClockingIT

Mit Clocking IT präsentiert sich eine umfassende Business-Lösung, die Projektmanagement, Collaboration und Zeiterfassung unter einen Hut bringt und. Sie ist als Open-Source-Projekt kostenlos in der Cloud verfügbar und richtet sich vor allem an Softwareentwickler und IT-Profis. Die Software wurde ursprünglich als reines Zeiterfassungstool konzipiert. Inzwischen stellt ClockingIT jedoch unzählige Werkzeuge für die effektive Zusammenarbeit zur Verfügung, die weit über die typischen Zeiterfassungsfunktionen hinausgehen. Hierzu zählen unter anderem Gantt-Diagramme, Wikis und weitere Wissensmanagement-Tools, ein Chat-Modul, sowie Aufgabenverwaltung und File-Sharing. Damit kommt ClockingIT für Firmen in Frage, die gerne mit einer ganzheitlichen Plattform anstatt mit verschiedenen Insellösungen arbeiten möchten.

Preismodell: ClockingIT wird kostenlos in der Cloud angeboten. Wer möchte, kann den Quellcode der auf Ruby On Rails basierenden Software herunterladen, auf einem eigenen Server installieren und in Eigenregie betreiben.

Zep

An Unternehmen, die nicht nur ihre Arbeitszeiten effizient erfassen, sondern auch ihre Reisekosten immer im Blick haben möchten, wendet sich Zep. Dabei handelt es sich um eine umfangreiche, modular aufgebaute Business-Lösung für Zeiterfassung, Reisekosten, Projektmanagement und Invoicing, die hierzulande entwickelt wird. Was die eigentliche Zeiterfassung angeht, überzeugt das Tool durch weiterführende Funktionen wie ein Urlaubsplaner, sowie die Möglichkeit, Überstunden, Krankheits- und Fehlzeiten professionell verwalten zu können. Das Modul zur Reisekostenabrechnung ist vollständig im Projektmanagement-System integriert und liefert detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten. Diese lassen sich exportieren und mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden auf einfache Weise teilen.

Preismodell: Zep wird in zwei Versionen angeboten, die sich jeweils über zusätzliche (kostenpflichtige) Module erweitern lassen. Die Einsteiger-Version mit den Basic-Features kostet ab zehn Euro pro User im Monat. Mit dem Online-Preisrechner können Interessierte, die individuellen Gesamtkosten ermitteln.