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HR-Plattformen 4.0 - So funktioniert die Digitalisierung des Personalwesens

Bild: © HeavenHR

Digitalisierung: Wichtig, aber kein Selbstzweck

Kaum ein Thema bewegt das Personalwesen so sehr, wie die Digitalisierung. Dabei wird schnell vergessen, dass Digitalisierung alleine noch keinen Mehrwert bringt – weder für Personalverantwortliche noch für Mitarbeiter. Erst wenn verschiedene Aspekte, vom Recruiting über die Vertragserstellung bis zur Personalführung, zusammengebracht werden, lassen sich die gewünschten Vereinfachungen in den Arbeitsabläufen und somit Zeiteinsparungen und Effizienzeffekte erzielen, die mit dem Buzzword Digitalisierung verbunden werden.

Mit integrativen Personalmanagementplattformen lassen sich alle für das Personalwesen relevanten Prozesse, Daten und Unterlagen digitalisieren, zusammenführen und in Echtzeit aktualisieren. Aber Plattform ist nicht gleich Plattform. Auf diese fünf Punkte sollten alle Personalverantwortlichen achten.

1. Intuitive Benutzeroberfläche

Was nützt die beste Software, wenn die Hürden, diese auch richtig zu nutzen, zu hoch sind, das System zu komplex und unübersichtlich ist und sich die Funktionen dem Nutzer nicht richtig erschließen? Gerade während der Transformation von der analogen in die digitale Welt ist der Grat zwischen Begeisterung und Ablehnung schmal.

Im Idealfall sind HR-Systeme so aufgebaut, dass sie unabhängig von Alter, Anwendungserfahrung, digitaler Affinität und technischem Knowhow des Nutzers gut zu bedienen sind. Das heißt: Eine gute Plattform ist alltags- und gebrauchstauglich und lädt durch ein freundliches Design der Benutzeroberfläche ein.

Die Programmierer der HeavenHR-Plattform haben potentielle Anwender während des gesamten Entwicklungsprozesses mit eingebunden und stehen auch heute im engen Dialog mit den Kunden, um die Usability der Plattform entsprechend der Kundenwünsche auf dem besten Niveau zu halten. 

HeavenHR Dashboard

2. Variable Nutzerkonten und mobiler Datenzugriff

Auf eine moderne HR-Software oder eine entsprechende Plattform sollten nicht nur Personalverantwortliche Zugriff haben. Denn ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung ist die einfachere, schnellere, übersichtlichere, mobile und bessere Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Teams, Führungskräften, der Geschäftsleitung und der Personalabteilung.

Bei HeavenHR können die Nutzerkonten und die damit verbundenen Anwendungen individuell angepasst werden. Die meisten Kunden setzen auf Mitarbeiterkonten sowie Konten für Personalmanager und Führungskräfte. Für jeden Angestellten kann ein individuell zugeschnittenes und in einem vorher bestimmten Umfang eigenständig aktualisierbares Konto eingerichtet werden. Das ist vor allem praktisch, um Adressen, Kontodaten, Telefonnummern oder Namen zu ändern oder Versicherungsunterlagen, Zeugnisse und andere Unterlagen hochzuladen, die bei Bedarf schnell zur Verfügung stehen sollen.

Bei jeder Veränderung erhält der Personalverantwortliche automatisch eine Benachrichtigung. Er kann zudem innerhalb des Systems Rückfragen stellen. Ein anderes Anwendungsbeispiel ist die „vereinfachte Urlaubsplanung“: Mitarbeiter stellen über die Plattform Urlaubsanträge, die vom Vorgesetzten direkt im System bearbeitet werden. Mögliche Überschneidungen in einer Abteilung werden automatisch angezeigt und helfen bei der Entscheidungsfindung.

Für Personalmanager und Führungskräfte lassen sich noch mehr Tools freischalten, zum Beispiel, um Statistiken über Personalfluktuation auszuwerten, Geburtstage, Firmenjubiläen, Probezeiten- und Befristungen im Auge zu behalten oder einen Überblick darüber zu wahren, welche Arbeitsmittel – wie etwa Laptops, Handys oder sogar Firmenwagen – welchem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wurden. Auch die Lohnabrechnungen können über die Plattform abgewickelt werden.

Stichwort Mobilität: Im Gegensatz zu herkömmlichen HR-Softwareangeboten sind Plattformen, wie die von HeavenHR, unabhängig vom Endgerät und dem Standort nutzbar. Gerade im Büroalltag mit zunehmenden Homeoffice-Zeiten, Zeitverschiebungen, bei Dienstreisen oder wenn es mal sehr schnell gehen muss, sollte darauf geachtet werden, dass die HR-Plattform auch vollumfänglich genutzt werden kann.

3. Flexibilität und Skalierbarkeit

Vor allem dynamische mittelständische Unternehmen und StartUps benötigen Personalsysteme, die sich schnell und flexibel der Geschäftsentwicklung, organisatorischen Umstrukturierungen und dem Personalstand anpassen können. Für ein frisch gegründetes Unternehmen macht es daher meist keinen Sinn, eine teure und komplexe und im schlimmsten Fall statische HR-Software einzukaufen. Besser ist eine flexible Plattform, die mit dem eigenen Unternehmen wachsen kann. Sollte sich die Zahl der Nutzer ändern, sind flexible, frei skalierbare Plattformen klar im Vorteil.

4. Systemstabilität und Datensicherheit

Immer wenn personenbezogene Daten zusammenlaufen, spielen die Themen Systemstabilität und Datensicherheit eine zentrale Rolle. Personalmanager sollten immer darauf achten, dass der Anbieter die neuesten Sicherheitsstandards einhält und die bestmögliche Verschlüsselung anbietet. HeavenHR nutzt beispielsweise ausschließlich Rechenzentren in Deutschland, die mit strengsten Datenschutzbestimmungen arbeiten und von unabhängiger Seite überwacht werden.

5. Zeit- und Kosteneffizienz

Zeit- und Kosteneffizienz kann immer dann erzielt werden, wenn die Transformation von einem analogen oder semi-analogen Arbeitsumfeld ins Digitale so gelingt, dass alle Beteiligten einen für ihren Arbeitsalltag echten Mehrwehrt sehen und die angebotenen Möglichkeiten auch entsprechend nutzen. Ziel kann und sollte es sein, so viele Arbeitsschritte und Aufgaben einer Personalabteilung zu digitalisieren und zu automatisieren, wie möglich und wie nötig, um den Personalmanagern von der schlichten Mitarbeiterverwaltung zu befreien. Entsprechende technische Lösungen müssen aber nicht teuer sein.

Um den Umstieg zu erleichtern, gehen manche neuen Anbieter innovative Wege in der Preisgestaltung. Die HeavenHR-Plattform wird zum Beispiel vollfunktionsfähig kostenfrei angeboten. Auf diese Weise lassen sich bereits knapp 70 Prozent der Verwaltungsarbeit automatisieren. Potentielle Kunden sollen sich erst von den Möglichkeiten überzeugen können. Später können die monatliche Lohnabrechnung oder das unternehmerische Versicherungsmanagement kostenpflichtig als Zusatzservices dazu gebucht werden, mit dem Ziel die Personalverantwortlichen eines Unternehmens zu über 90 Prozent von den zeitfressenden, monotonen und wenig unternehmensfördernden Aufgaben zu befreien.

Fazit: Digitalisierung im Personalwesen ist mehr als die digitale Personalakte

In Zeiten des Fachkräftemangels und des Wettbewerbs um die besten Köpfe, wächst die Bedeutung von Personalabteilungen in Unternehmen exponentiell. Oft sind Personalmanager aber zeitlich so mit der alltäglichen Verwaltungsarbeit und verkrusteten Arbeitsprozessen beansprucht, dass für die heute immer wichtigeren Aufgaben, wie Personalführung und -entwicklung, Wissensmanagement, Fortbildungen und auch das „Feel-Good-Management“ kaum Zeit bleibt, um eine nachhaltige Mitarbeiterbindung zu garantieren.

Große Hoffnungen werden in die Digitalisierung der Personalarbeit gesetzt. Die ergibt aber nur dann wirklich Sinn, wenn alle digitalen Potentiale integrativ genutzt werden. Das heißt, moderne Personalarbeit ist mehr als das Recruiting über soziale Netzwerke und die digitale Personalakte. Am besten lassen sich die Vorteile der Digitalisierung mit integrativen und mobilen Lösungen nutzen.

Dies ist ein Fachbeitrag der HeavenHR GmbH. Wenn Sie mehr über das Unternehmen erfahren möchten, besuchen Sie den HeavenHR Company Touch Point auf der Connexpo tools Berlin 2016!