Im Management

Die besten Web-Tools für verteilte Teams

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Das klassische Büro mit festen Arbeitszeiten verliert immer weiter an Bedeutung, verteilte Teams sind mittlerweile nichts Außergewöhnliches mehr. Um produktiv zu bleiben, sind sie allerdings auf Softwarelösungen angewiesen, mit denen sie effizient kommunizieren und zusammenarbeiten können. Eine Marktübersicht.

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft und dem Siegeszug von Cloud und Mobile Computing setzt sich die Telearbeit in vielen Branchen immer weiter durch. Insbesondere die IT-Branche gilt in Sachen Home Office und Remote Working als Vorreiter. Automattic zum Beispiel, die Softwareschmiede, die hinter WordPress steht, ist für ihre flexible, multikulturelle Arbeitskultur bekannt. Von den rund 250 Mitarbeitern, die der populäre Collaboration-Dienst für Entwickler GitHub beschäftigt, sollen 75 Prozent vom Home Office aus arbeiten. Basecamp, einer der Marktführer im Bereich Projektmanagement-Software, praktiziert nicht nur seit Jahren erfolgreich Telearbeit, sondern hat mit “Remote” sogar ein vielbeachtetes Buch darüber geschrieben.

Das sind nur einige von vielen Beispielen. In den USA sollen bereits über 53 Millionen Menschen, rund 34 Prozent der arbeitenden Gesellschaft, als Freelancer arbeiten. Hierzulande ist der Trend indes nicht so stark ausgeprägt. Doch inzwischen sollen rund 4,7 Millionen Menschen hierzulande überwiegend von Zuhause aus arbeiten, 2,7 Millionen sogar hauptsächlich.

Vor- und Nachteile der Telearbeit

Die Telearbeit hat viele Vorteile. Jeder darf dort arbeiten, wo es am besten, das heißt am produktivsten, für ihn ist. In der Regel ist es im eigenen Arbeitszimmer zudem ruhiger als im Großraumbüro. Man arbeitet im Home-Office konzentrierter, wird von vielen behauptet. Andere wiederum schätzen das Heimbüro deswegen, weil sie sich die langen Anfahrtswege zur Arbeit sparen können. Auch die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die durch verteiltes Arbeiten ermöglicht wird, zählt zu den zentralen Vorteilen dieser flexiblen Arbeitsform.

Doch ortsunabhängiges Arbeiten hat natürlich auch seine Tücken. Wie eine europäische Studie zum Thema Collaboration und Projektmanagement jüngst feststellte, haben verteilte Teams es besonders schwer, effektiv zusammenzuarbeiten. Dabei gaben mehr als ein Drittel (37 Prozent) der Befragten an, schlechte Kommunikation sei das Hauptproblem. Remote arbeiten kann nur dann funktionieren, wenn die Kommunikation und Kollaboration reibungslos klappen und wenn es Transparenz und Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gibt. Hier versprechen moderne SaaS-Lösungen aus der Cloud Abhilfe.

Dozeo: Produktive Online-Meetings

Mit Dozeo erhalten verteilte Teams ein eigenes Internet-Portal, auf dem sie Online-Meetings planen und abhalten können. Neben Planungs-Tools, Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern und den üblichen File-Sharing-Funktionen bietet der in Stuttgart entwickelte Online-Dienst eine Reihe weiterführender Features an, die für mehr Produktivität sorgen. Dazu zählt unter anderem die Möglichkeit, Dokumente, Bilder und Grafiken bequem präsentieren zu können. Auf interaktive Art und Weise können User während eines Meetings Textpassagen hervorheben, Elemente auf dem Screen verschieben oder zoomen.

Weitere Videokonferenzsysteme mit Fokus auf Collaboration finden Sie hier.

HipChat: Chats, Videokonferenzen, Screen-Sharing und mehr

Die altbewährte Chat-Kommunikation, die das Internetzeitalter stark mitgeprägt hat, findet in letzter Zeit immer mehr den Weg in die Unternehmen. Gerade, wenn man in einem verteilten Team arbeitet, kann diese ihre Vorzüge ausspielen. Chat-Dienste, die speziell für Firmen konzipiert sind, kombinieren die nützlichen Features, die man aus Skype und Co. kennt, mit professionellen Business-Werkzeugen wie umfassenden Integrationen, einer mächtigen Suchfunktion, sowie Benutzerverwaltungstools. Einer der Top-Alternativen in diesem Marktsegment ist HipChat.

Das Web-Tool bietet einen einfachen Weg, Ideen und Dateien mit Kollegen in privaten oder öffentlichen Chaträumen zu teilen. Dabei speichert das Programm sämtliche Diskussionen, sodass man stets zurückverfolgen kann, wer wann was gesagt hat. Zu den weiteren zentralen Features der Software zählen Videokonferenzen, Screen-Sharing und unzählige Integrationsmöglichkeiten mit weiteren Business-Apps.

Weitere professionelle Chat-Dienste für Unternehmen finden Sie hier.

TrackingTime: Zeiterfassung schafft Vertrauen

Moderne Time-Tracking-Dienste können Unternehmen, die sich für die Telearbeit entscheiden, dabei helfen, Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen. Denn die Angestellten können ihre Leistungen und Arbeitszeiten bequem und im Detail erfassen. Projektmanager und Vorgesetzte erhalten dann einen Überblick über die geleistete Arbeit, egal wo diese erledigt wurde. Zu den modernen Zeiterfassungstools zählt zum Beispiel TrackingTime. Ein übersichtlicher Task-Manager, der dem Anwender alle seine offenen Aufgaben, sortiert nach Projekten, präsentiert, bildet das Herzstück des Systems.  Arbeitszeiten lassen sich mithilfe der in der Aufgabenliste integrierten Stoppuhr in Echtzeit erfassen. Zeiteinträge können zudem jederzeit manuell editiert werden. Praktisch für verteilte Teams: Auf dem Online-Dashboard kann jedes Teammitglied jederzeit sehen, an welchen Aufgaben die Kollegen gerade arbeiten.

Weitere Business-Lösungen zur modernen Zeiterfassung in der Cloud finden Sie hier.

Xelos: Ganzheitliche Arbeitsplattform 

Mit Xelos bietet sich eine ganzheitliche Collaboration-Plattform, die als “Social Workplace” vermarktet wird. Die in Wiesbaden entwickelte Business-Lösung konkurriert somit mit sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer, Chatter und Co. Xelos punktet mit einer integrierten Messenger-Funktion, mit der Abteilungen, Projektteams oder sogar sämtliche Mitarbeieter im Unternehmen ihre Kommunikation verbessern und sich unnötige E-Mails ersparen können. Der Aktivitäts-Stream soll jeden Mitarbeiter, egal wo er gerade arbeitet, stets über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Kommentare, Likes und Mentions, die man aus Facebook und Twitter kennt, dienen dazu, Ideen schnell und unkompliziert auszutauschen. Abgerundet wird das Funktionsspektrum durch zahlreiche Verwaltungstools für Projekte, Aufgaben, Wissen und Dokumente.

Trello: Visuelles Projektmanagement für Jedermann

Wer statt einer ganzheitlichen Collaboration-Plattform lieber auf Best-of-Breed-Tools setzen möchte – vergleiche dazu “Collaboration-Lösungen: Best-of-Breed vs. All-in-One” – kann auf spezielle Projektmanagement-Lösungen zurückgreifen, um die Zusammenarbeit in verteilten Arbeitsgruppen zu optimieren. Das Marktangebot ist inzwischen extrem vielfältig geworden. Eine Alternative, die in letzter Zeit immer beliebter wird, ist Trello. Das Programm wartet mit einer innovativen Benutzerschnittstelle auf, die auf so genannten “Card Views” (Kartenansichten) basiert und Informationen strukturiert und übersichtlich darstellt. So können zusammenhängende Aufgaben in Listen gruppiert werden, während sich Projekte und Arbeitsgruppen in “Boards” kategorisieren lassen. Jede Aufgabe wird dabei als eine Karte dargestellt. Hier lassen sich individuelle Checklisten anlegen, Kommentare posten und Dateien anhängen. So werden Diskussionen, die während der Bearbeitung der Aufgabe entstanden sind, sowie sämtliche dazugehörige Dokumente zentral gespeichert.

Weitere Projektmanagement-Dienste finden Sie hier und hier.

Wunderlist: To-dos im Team effizient verwalten

Wenn es darum geht, die Zusammenarbeit verteilter Mitarbeiter zu optimieren, kommen neben modernen Social-Enterprise-Tools und klassischen Projektmanagement-Services auch Task-Management-Tools in Frage. Mit über zehn Millionen Nutzern zählt Wunderlist inzwischen zu den populärsten Alternativen. Was die Kernfunktionalität angeht, ist die Software eigentlich nicht sonderlich einzigartig. Anwender können Aufgaben verwalten und kommentieren, sowie Dateien einfach miteinander teilen. Zudem unterstützt die Software Notizen, Fälligskeitsdaten und Erinnerungen. Doch der Verzicht auf überflüssige Features, die die Bedienung unnötig verkomplizieren würden, ein besonders schickes Userinterface, sowie die große Plattformunabhängigkeit machen den Unterschied aus.

Weitere einfache Online-Tools, um Aufgaben im Team zu verwalten, finden Sie hier.