Im Management

Collaboration-Lösungen - Best-of-Breed vs. All-in-One

Wenn es um Collaboration-Lösungen geht, stellt sich oft die Frage: Sollte man mehrere Insellösungen einsetzen, die sich jeweils auf eine bestimmte Aufgabe fokussieren (Best-of-Breed)? Oder doch lieber eine ganzheitliche Plattform, die viele Aspekte berücksichtigt und ein umfangreiches Featureset bietet (All-in-One)? Im Folgenden eine Analyse der Vor- und Nachteile beider Lösungsansätze.

Als die ersten SaaS-Dienste vor über zehn Jahren auf den Markt kamen haben viele Anwenderunternehmen über deren mangelnde Integrationsmöglichkeiten moniert – und das völlig zurecht. Damals ist es nämlich recht kompliziert gewesen, Online-Anwendungen mit eigenen Systemen beziehungsweise mit Lösungen von Drittanbietern zu integrieren. Doch dank einfachen REST-basierten APIs (Application Programming Interface) und mit dem Siegeszug des Datenaustauschformats JSON, das XML fast vollständig abgelöst hat, ist die Integration von Online-Services heute einfacher als je zuvor. Online-Dienste wie IFTTT (If this then that) und Zappier, mit denen man unzählige Consumer-Dienste beziehungsweise Business-Lösungen miteinander verknüpfen kann, zeigen eindrucksvoll, wie weit die Vernetzung von Online-Diensten in der heutigen Cloud gehen kann. Eine offene API und Integrationsmöglichkeiten mit Drittanwendungen durch Add-Ons oder Plug-Ins sind bei professionellen SaaS-Lösungen dieser Tage ein absolutes Muss.

Gleichzeitig sind im Zuge der boomenden Startup-Wirtschaft unzählige Unternehmen auf den Markt gekommen, die sich auf ein ganz spezifisches Problem fokussieren und leichtgewichtige Lösungen anbieten, die für einen klar abgegrenzten Zweck designt sind. Jeder sollte sich auf ihre Kernkompetenz fokussieren und ein Kundenproblem möglichst effizient lösen. Funktionalitäten, die nicht zum Kern der Lösung gehören, werden gegenbenfalls über Add-Ons, Plug-Ins, etc. angeboten. So findet man auf dem heutigen SaaS-Markt Web-Tools wie etwa Meetings.io, mit dem man ausschließlich Team-Besprechungen verwalten kann, oder Hexigo, ein schlankes Tool, das allein dazu dient, Entscheidungen im Team professionell zu verwalten. Schlanke Tools zur Aufgabenverwaltung, die früher nur im Consumer-Bereich zum Einsatz kamen, finden den Weg in die Unternehmen. Das Paradebeispiel ist hier Wunderlist aus Berlin, das Millionen Privatanwender zu seinen Kunden zählt und mittlerweile in einer speziellen Version für Business-Kunden erhältlich ist. In der PC-Ära wären solche Lösungen im Business undenkbar gewesen.

Nahtlose Integration von Insellösungen
Nahtlose Integration von Insellösungen
Zappier zeigt eindrucksvoll, wie weit die Vernetzung von Business-Tools in der heutigen Cloud gehen kann. Als Cloud-Aggregator bietet der Dienst einen einfachen Weg, über 300 Business-Apps miteinander zu integrieren.
Nahtlose Integration von Insellösungen
Nahtlose Integration von Insellösungen
Zappier zeigt eindrucksvoll, wie weit die Vernetzung von Business-Tools in der heutigen Cloud gehen kann. Als Cloud-Aggregator bietet der Dienst einen einfachen Weg, über 300 Business-Apps miteinander zu integrieren.

Collaboration umfasst viele Aspekte

Diese Entwicklung ist vor allem im Bereich Business-Collaboration zu beobachten. Während früher ganzheitliche Software-Suites den Markt dominierten, findet man heute zahlreiche Online-Dienste, die die verschiedensten Lösungsansätzen verfolgen und sich durch ein stark abgegrenztes Featureset charakterisieren. Funktionalitäten, die früher nur als ein von vielen Werkzeugen beziehungsweise als funktionelles Modul in ganzheitlichen Kollaborationslösungen verfügbar waren, sind inzwischen zu eigenständigen Software-Kategorien geworden. Collaboration umfasst zahlreiche Aspekte und Aufgabengebiete rund um effektive Zusammenarbeit und Kommunikation, die heutzutage mit Best-of-Breed-Tools optimal abgedeckt werden können: Projektmanagement, AufgabenverwaltungDokumentenmanagement, Chats, Videokonferenzen, Wissensmanagement und die Liste geht noch weiter.

Vor diesem Hintergrund wird die Frage “Best-of-Breed oder All-in-One?” immer wichtiger. Beim Best-Of-Breed-Ansatz geht es darum, das beste verfügbare Produkt seiner Art für einen bestimmten Zweck zu finden. All-in-One-Plattformen bieten dagegen ein komplettes Tool-Set, das von der gleichen Firma angeboten wird. Beide Lösungsansätze haben Vor- und Nachteile, die man als Kunde beachten sollte, wenn man auf der Suche nach einer effizienten Lösung ist, um die Zusammenarbeit und die Team-Kommunikation im Unternehmen zu optimieren.

Was für Best-of-Breed spricht

In seinem Whitepaper “Matchmaking in der Cloud: Die Perfekte Verbindung aus Vertrieb und Support” erklärt der Help-Desk-Spezialist Zendesk, warum Integrationen aus Best-of-Breed-Tools in der Cloud herkömmlichen All-in-One-Systemen überlegen seien. “Cloud-Ökosysteme, die Aggregation herausragender Softwareprodukte unterstützen, laufen traditionellen Plattformen mit minderwertigen Produkten, und seien sie auch noch so integriert, den Rang ab”. Integrationen von Best-of-Breed-Lösungen würden Unternehmen, so der SaaS-Anbieter, mehr als integrierte Suites mittelmäßiger Tools bieten.

In dem Paper präsentiert Zendesk eine interessante Analogie, die die Vorteile des Best-of-Breed-Ansatzes verdeutlicht: “Für seinen Werkzeuggürtel wählt ein Handwerker die besten Werkzeuge aus, die er kennt. Es ist ihm gleichgültig, ob der Hammer vom gleichen Hersteller kommt wie der Schraubendreher – ihm geht es nur darum, die besten Werkzeuge zu haben, um seine Arbeit optimal zu verrichten.” Die gleiche Logik gelte auch für die Integration von Tools in der Cloud. Durch den Einsatz der besten verfügbaren Werkzeuge werde ein Unternehmen, genau wie ein Handwerker, in die Lage versetzt, seine Ziele optimal zu erreichen. Ein weiterer, wichtiger Punkt: Da die Integrationen zwischen Unternehmen dank ständigen Updates und modernen APIs nahtloser seien als je zuvor, würden Bedenken im Hinblick auf Kosten, Wartung und Nutzbarkeit der Vergangenheit angehören.

Bessere Nutzerakzeptanz, effiziente Prozessabbildung

Doch moderne Best-of-Breed-Lösungen bringen nicht nur Vorteile mit sich. Dass die meisten SaaS-Dienste heute über APIs verfügen und viele Integrationsmöglichkeiten bieten, heißt noch lange nicht, dass man dabei als Kunde volle Flexibilität bei der Tool-Auswahl hätte. Oft werden zum Beispiel zwei Insellösungen, die man eigentlich gerne verwenden und miteinander verbinden würde, nicht kompatibel sein. Über die angebotenen APIs der jeweiligen Dienste könnte man in so einem Fall selber die Integration implementieren. Doch dafür muss man über das entsprechende technische Know-How verfügen, was gerade bei kleineren Unternehmen selten der Fall ist. Und selbst, wenn man über die nötige Zeit und Ressource verfügt, so ist ein solches Integrationsvorhaben mit erheblichem Aufwand verbunden, der nicht zu unterschätzen ist.

“Die größten Vorteile von All-in-One-Lösungen sind das gleichbleibend positive und vor allem einheitliche Bedienerlebnis sowie die vollständige Abbildung von Geschäftsprozessen”, so Oliver Ueberholz, Geschäftsführer bei der Mixxt GmbH aus Bonn.
“Die größten Vorteile von All-in-One-Lösungen sind das gleichbleibend positive und vor allem einheitliche Bedienerlebnis sowie die vollständige Abbildung von Geschäftsprozessen”, so Oliver Ueberholz, Geschäftsführer bei der Mixxt GmbH aus Bonn.

Oliver Ueberholz, Geschäftsführer bei der Mixxt GmbH aus Bonn, die mit Tixxt eine moderne Social-Enterprise-Lösung anbietet, die mit Schwergewichten aus den USA wie Yammer und Chatter konkurriert, weist auf weitere wichtige Aspekte hin, die für den Einsatz von ganzheitlichen Plattformen sprechen: “Die größten Vorteile von All-in-One-Lösungen sind das gleichbleibend positive und vor allem einheitliche Bedienerlebnis sowie die vollständige Abbildung von Geschäftsprozessen”. Da bisher der größte gemeinsame Nenner die E-Mail war, so Ueberholz weiter, hätten wir nun im Berufsumfeld große Diskrepanzen beim Digitalen Verständnis. Während manche Mitarbeiter nach einer Collaboration-Lösung “schreien” würden und sofort loslegen könnten, würden andere diese Arbeitsweisen und Kommunikationsformen nicht kennen und somit sehr zögerlich sein. “Verkompliziert man dies durch verschiedene Funktionsweisen, Oberflächen, Logins und Verhaltensweisen, geben viele Nutzer auf”, so der CEO. Von All-in-One-Plattformen würden insofern mittlere und größere Unternehmen sowie Einsteiger in die Welt der Collaboration besonders stark profitieren. Mit “Einsteiger” meint er Unternehmen, die noch keine ganzheitliche Collaboration-Lösung eingeführt haben oder von einer halbherzigen Lösung umsteigen. “Mittlere und größere Unternehmen haben gefestigtere und komplexere Prozesse, die sich nur schwer mit zahlreichen Insellösungen umsetzen lassen”.

Fazit

Best-of-Breed-Tools sind in der heutigen Cloud stark im Kommen. Doch auch All-in-One-Plattformen sind heutzutage in Unternehmen sehr beliebt. Dies beweisen vor allem die vielen sozialen Netzwerken für Unternehmen, die einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgen. Wie Ueberholz erklärt, gehe es bei der Frage “Best-of-Breed oder All-in-One”? im Kern um die Grenze, wann ein Tool “nur” ein Feature ist, also eine Funktion, die von einem anderen Dienst ebenfalls angeboten wird, und wann ein Tool als Plattform wahrgenommen wird. “Prinzipiell sehen wir den Sinn in hochspezialisierten Lösungen, die sich auf ein Leistungsfeld konzentrieren. In den meisten Fällen sind die Themen Collaboration und Enterprise 2.0 jedoch so umfassend, dass alle Geschäftsbereiche davon berührt werden. Folglich sollte man dann auch auf eine Lösung setzen, die Einheitlichkeit und höchste Standards bei der Benutzung bieten kann”. Nach Aussagen des Experten werden wir eine Konsolidierung des Marktes sehen. “Letztendlich werden sich die Collaboration-Lösungen durchsetzen können, die hohe Erfolgsaussichten mit sich bringen”. Dies geschehe vor allem dadurch, dass die Akzeptanz der Nutzer im Vordergrund steht und spürbare beziehungsweise messbare Ergebnisse erzielt werden.